Ideenmanagement ist – richtig eingesetzt – für jedes Unternehmen ein lohnendes Instrument zur Innovationsförderung, Kostenersparnis und Mitarbeitermotivation. Der Haken daran: Die kreativen Ideen der Mitarbeiter müssen bearbeitet, bei Eignung umgesetzt und honoriert werden. Das kann mitunter einen großen Verwaltungsaufwand nach sich ziehen. Abhilfe versprechen hier spezielle Softwarelösungen. Wir helfen bei der Auswahl.
Viele Unternehmen haben in der Pandemie die Digitalisierung beschleunigt, denken zum Beispiel über die Investition in eine Ideenmanagement-Software nach. Die Vorteile für die Auswahl und Einführung einer solchen Lösung liegen auf der Hand:
- Konzentration auf das Wesentliche: Eine moderne Ideenmanagement-Software kann den meist erheblichen Verwaltungsaufwand im Unternehmen deutlich reduzieren. Der Verantwortliche bzw. der zuständige Ideenmanager kann sich so viel besser auf seine Kernkompetenzen konzentrieren – die Prozessbegleitung, Methodenunterstützung und strategische Weiterentwicklung des Ideenmanagements an sich.
- Transparenz: Die Mitarbeiter sind stets über den Stand ihrer Einreichungen informiert und können sich mit anderen Einreichern messen – das motiviert wiederum, öfter neue Ideen einzubringen.
Unübersichtlicher Markt
Es gibt diverse Gründe, warum sich die Softwareauswahl und -Einführung oft schwieriger gestaltet als erwartet. Nicht zu unterschätzen ist die Komplexität der einzelnen Softwarelösungen und die Vielfalt der am Markt verfügbaren Produkte und Anbieter sollten nicht unterschätzt werden. Das heißt konkret:
- Es gibt viele verschiedene Anbieter von Softwareprodukten mit variierenden Funktionen und Konzepten
- Es gibt aber nur wenige Anbieter, deren Kerngeschäft sich tatsächlich auf die Implementierung von Ideenmanagement-Lösungen konzentriert.
- Es gibt eine Vielzahl an Softwareprodukten mit unterschiedlichen Stärken und Schwächen, verschiedenen Funktionen und Technologien.
Der richtige Ansatz
Doch wie gelingt es, den richtigen Anbeiter zu finden – und die passende Lösung?
In einem ersten Schritt ist grundsätzlich zu klären, ob es Sinn macht, eine Standardsoftware einzuführen oder selbst eine Lösung zu entwickeln („Make‐or‐Buy“).
Einen Königsweg gibt es hier sicherlich nicht. Als guter Indikator dient aber die Komplexität der Anforderungen.
Abb 1: Genau hinschauen: Prüfen Sie die Komplexität Ihrer Anforderungen
Ist die Komplexität der Anforderungen sehr gering – wie oft bei kleineren mittelständischen Unternehmen oder Unternehmen mit einem mäßigem Ideenvolumen – dann kann eine Eigenentwicklung mit Bordmitteln sinnvoller sein als der Einsatz einer Standardsoftware. Sind die Anforderungen bzw. ist die Unternehmensgröße so komplex und individuell, dass man beim Einsatz einer Standardsoftware ständig an Grenzen stößt, kann auch das für eine Eigenentwicklung sprechen.
Eigenentwicklungen haben den Vorteil, dass sie immer genau die eigenen Anforderungen abbilden und keinen Restriktionen unterliegen. Als Nachteil steht hier zu Buche, dass man sich von Entwicklungen des Marktes abkoppelt.
Bei Standardprodukten erhalten Sie mit jeder neuen Version ständig auch neue Funktionen und Möglichkeiten, die Sie bei einer Eigenentwicklung eben selbst nachprogrammieren müssen.
Egal, ob Sie sich für „Make‐or‐Buy“ entscheiden: Ein vernünftiges Anforderungsmanagement und eine professionell durchgeführte Softwareauswahl bilden die Schnittstelle zwischen fachlicher Konzeption und technischer Implementierung. Darauf sollten Sie achten. Diese Vorgehensweise sorgt für Akzeptanz, eine frühzeitige Absicherung der Implementierung und eine bessere Unternehmensplanung. Akzeptanz dahingehend, dass der Auswahlprozess strukturiert, nachvollziehbar und – duch aussagekräftige Kriterien – für alle Beteiligten transparent ist. Sie fahren also am besten mit einem Ansatz, mit dem Sie die Softwareauswahl effizient gestalten und zugleich wichtige Grundlagen für eine erfolgreiche IT-Implementierung legen können.
In vier Phasen zur passenden Software
Phase 1: Individuelle Kriterien festlegen
Wie bereits oben erwähnt, muss zunächst entschieden werden, ob eine Eigen‐ oder Fremdlösung in Betracht kommt. Bei der Entscheidungsfindung kann es sinnvoll sein, einen externen Berater hinzuzuziehen. Als neutraler Experte ist er nicht nur bei der Entscheidungsfindung behilflich, sondern kann bei Bedarf auch unterstützen bei der Erstellung eines Zeitplans, der Defintion der fachlichen Anforderungen, bei der Festlegung der IT‐seitigen Rahmenbedingungen und Erstellung eines Lastenheftes . Das Lastenheft inklusive Kriterienkatalog ist als Teil des Anforderungsmanagements essentiell für die Softwareauswahl, denn es beschreibt sämtliche Anforderungen eines Unternehmens an die Software.
Phase 2: Kriterien gewichten und Longlist erstellen
Abhängig von Ihren unternehmensspezifischen Zielen können Sie anschließend alle relevanten Anforderungen bzw. Kriterien selektieren und gewichten. Die wesentlichen K.‐o.‐Kriterien können dabei helfen, die Longlist zu erstellen, eine erste größere Auswahlliste für den Wettbewerb. Diese Auswahl sollten Sie weiter eingrenzen.
Phase 3: Shortlist erstellen und Anbieter‐Abfrage starten
Durch Reduzierung Ihrer Longlist ergibt sich ein weiteres Zwischenergebnis im Auswahlprozess: die Shortlist. Damit haben Sie bereits eine engere Auswahl von Kandidaten getroffen. Im nächsten Schritt kann das Lastenheft in einer Ausschreibung verwendet werden und an die vorselektierten potenziellen Auftragnehmer verschickt werden.
Je nach Definition der unternehmensspezifischen Ziele kann die Auswahl auf einen oder mehrere Softwareanbieter und deren Produktversion/en fallen.
Phase 4: Eigene Bewertung und Softwareauswahl
Softewareanbieter und -Produkte, die in der engeren Wahl sind, können Sie schließlich mit Ihrem Auswahlgremium direkt bei Ihnen vor Ort im Liveeinsatz begutachten und testen. Ein Tipp: Geben Sie allen Anbietern im Rahmen Ihrer Präsentation (auch bekannt als Showcase) die gleichen Anwendungsfälle vor; dies ermöglicht eine Vergleichbarkeit der Hersteller.
Ihre endgültige Wahl treffen Sie, indem Sie im letzten Schritt Ihre Kriterien und die einzelnen Präsentationen bzw. Showcases beurteilen, auswerten und in Relation zu den Kosten setzen. So ist sichergestellt, dass die finale Entscheidung auf Basis fundierter Analysen und einer transparenter Entscheidungsfindung gefällt wird.
Zielsicher zur richtigen Lösung
Entscheidend für eine effiziente Softwareauswahl sind die Aspekte Kriterienkatalog und Showcase: Zum einen erhöht dies die Transparenz – und Sie können die verschiedenen Lösungen exakt auf Ihre spezifischen Unternehmensanforderungen hin abklopfen. Noch ein abschließender Tipp: Achten Sie darauf, dass die potentiellen Anbieter auch über ausreichend Erfahrung bei der Implementierung von Ideenmanagement-Software verfügen. Als guter Richtwert gilt ein Nachweis von mindestens 50 Installationen.
Sie brauchen Hilfestellung bei der Softwareauswahl und wollen wissen, auf welche Kriterien es wirklich ankommt? Unser Ratgeber beschreibt alle Phasen im Software-Auswahlprozess – hier gehts zum Download: Leitfaden Softwareauswahl. Bei Rückfragen stehen wir gerne parat: marketing@hype.de.
