Warum ist Kommunikation im Ideenmanagement so entscheidend? Natürlich können Ideenmanager durch gelegentliche Ansprachen und automatisierte E-Mails auch so ihre Aufgaben erfüllen, doch für maximalen Erfolg bedarf es einer strategischen Herangehensweise. In diesem Artikel zeige ich auf, wie gezielte Kommunikation das Ideenmanagement auf ein neues Level hebt – von der Integration in die allgemeine Unternehmenskommunikation bis zur Gestaltung spezifischer Strategien für das betriebliche Vorschlagswesen. Entdecken Sie, wie eine effektive Kommunikation die Unternehmenskultur nachhaltig prägt und Innovationen fördert.
Warum sollte sich das Ideenmanagement um Kommunikation kümmern? Kann ein Ideenmanager nicht einfach seinen Job machen, ab und zu auf der Betriebs- oder der Personalversammlung ein paar Sätze sagen und im Tagesgeschäft schickt seine Software E-Mails an Einreicher, Gutachter, Moderatoren, Führungskräfte? Ja, selbstverständlich kann ein Ideenmanager so vorgehen und viele Softwarelösungen für das Ideenmanagement verschicken auf Wunsch vorformulierte Mails zu allen möglichen Anlässen an alle möglichen Menschen. Aber so richtig gut wird das Ideenmanagement damit nicht funktionieren.
Seit meinen ersten Berührungspunkten mit dem Ideenmanagement Ende der 1980er Jahre habe ich viel erlebt und gehört. Aber an eine Klage über zu viel Kommunikation aus dem Ideenmanagement kann ich mich nicht erinnern. An Klagen über zu wenig Information schon.
In diesem Blogbeitrag möchte ich sozusagen von außen nach innen arbeiten und beginnen, wie Kommunikation zum Ideenmanagement in die allgemeine Kommunikation im Unternehmen passt. Dann folgen Gedanken zur Kommunikation vor dem Einreichen, im Einreichprozess und nach dem Einreichen, also während der Bearbeitung und Begutachtung bis zur Umsetzung. All dies ist nach meiner Erfahrung sinnvoll und wichtig. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für das Ideenmanagement in Unternehmen ist die Unternehmenskultur. Kommunikation spielt dabei eine zentrale Rolle, da sie die Unternehmenskultur maßgeblich beeinflusst-damit schließt dieser Blogbeitrag.
Bevor es konkret wird, noch zwei allgemeine Bemerkungen: Fast alle Erfahrungen und Konzepte aus Unternehmen lassen sich auch auf Behörden, Vereine, Kirchen und andere Organisationen übertragen. Der Text soll gut lesbar bleiben, es sind stets alle Geschlechter gemeint, wenn ich von dem Menschen oder der Person schreibe.
Flurfunk hat den Ruf, ein ziemlich mächtiges Kommunikationsmedium zu sein. Aber das stimmt nur bedingt. Flurfunk sorgt für viele verschiedene Versionen einer Nachricht, und vor allem ist Flurfunk wenig effizient: Viele Menschen verschwatzen viel Zeit an der Kaffeemaschine. Und mit zunehmendem Homeoffice funktioniert Flurfunk noch weniger. Sinnvoller sind Meetings zu allgemeinen Themen. In normalen Unternehmen und zu normalen Zeiten ist ein Meeting pro Monat sinnvoll. Am besten als "All-hands Meeting", also so, dass jeder teilnehmen kann, der teilnehmen möchte. Früher nannte man so etwas "Townhall Meeting", aber heute mietet man keine Stadthallen mehr; nehmen viele Kollegen online teil. Wirklich sinnvoll aber ist, dass alle Mitarbeiter teilnehmen können.
Kürzlich hatte ich mit einem Unternehmen zu tun, vielleicht 1.500 Beschäftigte, die hatten die Idee, diese Treffen aufzuteilen. Das Topmanagement informiert die Abteilungs- und Gruppenleiter, die dann wiederum die Mitarbeiter ohne Führungsrolle informieren. Jede Gesprächsrunde sollte so viele Teilnehmer haben, dass noch diskutiert werden kann. In der Theorie eine gute Idee; wer BWL studiert hat, kennt vielleicht die Likert-Gruppen. In der Praxis haben jedoch eine ganze Reihe der mittleren Führungskräfte Informationen gefiltert oder leicht abgewandelt dargestellt. Die Mitarbeiter ohne Führungsrolle haben sich untereinander ausgetauscht, was welche Führungskraft gesagt hat. Einschließlich der Rückfragen, die dadurch aufgeworfen wurden, hat das ziemlich viel Ressourcen gekostet. Kurze Rechnung: Wenn so nur eine halbe Stunde Gesprächsbedarf pro Mitarbeiter und pro monatlicher Informationsveranstaltung generiert wird, dann sind das 750 Stunden pro Monat, was etwa vier bis fünf Vollzeitstellen entspricht. Daher der Rat aus der Praxis: Wenn möglich, sollten alle Mitarbeiter direkt informiert werden.
Selbstverständlich sollte der Ideenmanager dafür sorgen, dass bei solchen Meetings immer wieder Informationen aus dem Ideenmanagement geteilt werden.
Ob in Präsenz oder online: Wichtige Informationen müssen aktiv verbreitet werden. Informationen irgendwo zu speichern und dann zu sagen: Da hat ja jeder Zugriff, da kann sich jeder informieren, das wird kaum funktionieren. Wer das nicht glaubt, der frage die IT-Abteilung, wie häufig auf entsprechende interne Informationen zugegriffen wird. Der Speiseplan der Kantine wird häufig aufgerufen, aber das ist die einzige interne Information, die aktiv gesucht wird. Kurz: Informations-Push funktioniert, Informations-Pull funktioniert weniger.
Jedes Unternehmen hat seine bevorzugten Wege der Informationsverteilung – sei es persönlich in Meetings, per E-Mail an alle, auf einem Teams-Kanal o.ä. Für das Ideenmanagement ist wichtig, genau diese Kanäle auch gezielt zu nutzen. Im Zusammenspiel mit dem Push-Pull-Gedanken heißt das: Eine eigene Plattform für das Ideenmanagement zu betreiben, getrennt vom sonstigen betrieblichen Informationsgeschehen, und zu erwarten, dass Mitarbeiter dort aus eigener Initiative Informationen abrufen, wird kaum funktionieren.
Kleiner Tipp: Statt mit gesprochener oder geschriebener Sprache lassen sich Informationen auch mit Grafiken und Bildern anreichern, etwa mit kurzen Filmen. Sie kennen das aus den sozialen Medien. Sowohl für interne als auch externe Informationen sehe ich im Ideenmanagement noch viel Potential. Ein Beispiel dafür ist die Landesbank Baden-Württemberg LBBW: Sie setzt für ihre interne und externe Kommunikation diesen Clip ein: https://www.youtube.com/watch?v=ft7DkZYdyxA
Kurze Zwischenfrage: Wer von den Lesern nutzt etwas Ähnliches? Antworten gerne via Social Media 😉
Ein weiterer Ansatz zur allgemeinen Kommunikation im Unternehmen und im Ideenmanagement ist das Teammodell. Hier treffen sich Teams, also Arbeitsgruppen, regelmäßig zur Montags- oder Morgenrunde, an der alle Teammitglieder teilnehmen. In dieser Runde werden alle relevanten Themen dieses Teams besprochen, eben auch Verbesserungsvorschläge. Die Vorschläge werden gemeinsam verbessert und wenn sie in den Bereich dieses Teams fallen, wird über ihre Einführung entschieden. In der Ideenmanagement-Studie 2023 haben wir gesehen, dass das Teammodell eher selten eingeführt wird, aber zu einem überdurchschnittlichen berechenbaren Nutzen pro Mitarbeiter und Jahr bei unterdurchschnittlichen Durchlaufzeiten führt. Das Teammodell setzt regelmäßige Teambesprechungen voraus – ist das der Fall, - gilt das Teammodell als vielversprechendes Modell.
Ideenmanagement verbessert meist Prozesse, manchmal auch Produkte. Damit wirtschaftet das Unternehmen besser und die Einreicher bekommen eine Prämie. Allen nützt das Ideenmanagement – warum sich da noch Gedanken machen über effektive Kommunikation? Ich sehe durchaus ein paar Gründe.
1) Ideenmanagement ist unbekannt. Vermutlich sind die meisten Leser dieses Blogs selbst Ideenmanager oder Führungskraft in einem Unternehmen, das Ideenmanagement einsetzt. Oder sie sind als Betriebsrat, Einreicher, Gutachter oder in irgendeiner anderen Funktion mit dem Ideenmanagement verbunden. Nun haben viele der großen DAX-Unternehmen ein Ideenmanagement, aber die wenigsten kleineren Unternehmen kennen es. Gleiches gilt im öffentlichen Dienst: Die Arbeitsagentur und das Verteidigungsministerium samt Bundeswehr haben ein Ideenmanagement. Aber erstaunlich viele der immer noch recht großen Behörden haben kein Ideenmanagement. Viele Auszubildende oder Studierende wissen nichts über das Ideenmanagement. In unserer "Ideenmanager-Bubble" kann man sich das kaum vorstellen, aber viele Menschen haben keine Ahnung, was Ideenmanagement ist. Selbstverständlich sollte zur "Einführung neuer Mitarbeiter" auch eine kurze Vorstellung des Ideenmanagements gehören. Aber wer im beruflichen Alltag nicht immer und immer wieder vom Ideenmanagement hört, für den ist das keine Selbstverständlichkeit.
2) Ideenmanagement ist kein Ansatz, bei dem selbstverständlich alle an einem Strang ziehen. Nehmen wir zum Beispiel einen Verbesserungsvorschlag, der eingereicht wird. Der Vorschlag lautet, den Drucker bzw. Kopierer um 10 Meter zu versetzen, damit er für die meisten Mitarbeiter besser erreichbar ist. Zufällig ist an der vorgeschlagenen Stelle im Flur auch eine kleine Einbuchtung, der neue Stellplatz passt also gut. Soll der Vorschlag umgesetzt werden? Für die meisten Mitarbeiter wäre der neue Stellplatz besser, aber für einige eben nicht. Wie gehen wir mit Mitarbeitern um, deren Arbeitssituation sich durch den Verbesserungsvorschlag verschlechtern würde? Ist dieser Vorschlag überhaupt nützlich? Egal, wie man es rechnet: Es würde zu keinen budgetwirksamen Einsparungen kommen, dazu sind die 10 Meter Einsparung zu klein. Soll trotzdem eine Prämie vergeben werden? Wenn ja: Wie hoch soll die Prämie ausfallen, und wie wird die Prämienhöhe begründet?
Bei seinen Recherchen stellt der Ideenmanager fest, dass der Kopierer bereits in den Bauzeichnungen für die Stelle vorgesehen war, die jetzt vorgeschlagen wurde. Daher auch im Flur die kleine Einbuchtung. Ist das jetzt noch ein Verbesserungsvorschlag oder ist das eher eine Störmeldung, weil ja nur eine Wiederherstellung des ursprünglich geplanten Zustands? Dann erinnert sich jemand, dass der Kopierer früher aus dieser Einbuchtung entfernt und an seinen aktuellen Standort gebracht wurde – auf Initiative des betrieblichen Gesundheitsmanagements, um die Mitarbeiter zu mehr Bewegung zu motivieren und langfristig die Krankenquote zu senken. Was sich aber nicht nachweisen lässt, denn kurz nach der Umstellung kam Corona und heute arbeiten ohnehin viele Kollegen im Homeoffice. In Anbetracht dieser Informationen: Soll der Verbesserungsvorschlag dennoch umgesetzt werden? Und wer soll eine Prämie erhalten: Der Einreicher? Der Gesundheitsmanager? Oder gar der Ideenmanager, der den ursprünglich geplanten Standort herausgefunden hat?
Ok, der Fall ist etwas überdreht, aber einzelne dieser Konfliktpunkte kommen immer wieder im Ideenmanagement auf. Eine gerechte und von allen Beteiligten begrüßte Lösung findet sich oft nicht. Aber man kann und man muss zumindest transparent machen, was passiert, was die Gründe für Entscheidungen sind, wie die unterschiedlichen Sichtweisen lauten. In kurzem: Nein, im Ideenmanagement ziehen nicht immer alle an einem Strang und in die gleiche Richtung. Wenn versucht wird, das durch eine "Wir-wollen-doch-alle-das-gleiche"-Mentalität zu verdecken, merken die Kollegen schnell, dass etwas nicht stimmt. Das Ideenmanagement verliert dann an Glaubwürdigkeit und funktioniert nicht. Dagegen hilft nur eins: Kommunizieren, Kommunizieren, Kommunizieren.
3) Es wird doch sowieso kommuniziert. Mitarbeiter sprechen über das Ideenmanagement, spekulieren darüber, warum hier so und dort anders entschieden wurde, welche Entwicklung das Ideenmanagement nehmen wird, was das Management vorhat. Der Flurfunk steht selten still. Da hilft es, eher zu viel und frühzeitig zu kommunizieren – ein Prinzip, das ja bereits in der Einleitung zu diesem Blogbeitrag betont wurde. Empfehlenswert ist vielleicht manchmal der Zusatz, dass die Diskussion und Entscheidungsfindung noch laufen.
4) Warum sich da noch Gedanken machen über effektive Kommunikation? Wer kommuniziert denn im Ideenmanagement? Einreicher sind oft Arbeiter oder "einfache" Angestellte. Gutachter sind oft Führungskräfte oder höher qualifizierte Sachbearbeiter. Die oberen Führungskräfte sind heute fast immer Akademiker. Ideenmanager bringen oft beides mit und kombinieren eine betriebliche Ausbildung (z.B. Facharbeiter) mit einem Studium. Danach kehren sie vielfach zurück in dasselbe oder ein ähnliches Unternehmen, oder sie absolvieren während ihrer Berufstätigkeit ein zusätzliches Studium. Ideenmanager können oft intuitiv alle Mitarbeitergruppen richtig ansprechen. Aber das heißt nicht, dass auch Gutachter und Führungskräfte über diese Fähigkeit verfügen. Daher ist es nicht ungewöhnlich, dass Ideenmanager sich gemeinsam mit Führungskräften Gedanken machen über Kommunikation, um sicherzustellen, dass auch wirklich effektiv kommuniziert wird. Früher gab es REFA-Techniker, die häufig einen ähnlichen Werdegang und eine ähnliche Aufgabe hatten: die Kommunikation im Unternehmen zu verbessern.
5) Ideenmanagement entspricht nicht mehr nur dem Klischee vom Betrieblichen Vorschlagswesen, bei dem ein einzelner genialer Einreicher seine Idee entwickelt. Immer öfter nutzt das Ideenmanagement auch kommunikative Formate. Der kontinuierliche Verbesserungsprozess beispielsweise findet bereits in Arbeitsgruppen statt, und Kaizen wird zu großen Teilen im Gespräch vorangetrieben. Die Weiterentwicklung zur Kata sehen wir uns im nächsten Abschnitt an. Hier möchte ich auf crowdbasierte Ansätze zu sprechen kommen Dabei werden Vorschläge, meist mithilfe einer speziellen Software und Plattform, zur Diskussion gestellt. Mitarbeiter bringen ihre Ergänzungen, Korrekturen und Erweiterungen ein. Der entscheidende Erfolgsfaktor ist hier zweifellos die effektive Kommunikation.
In die gleiche Richtung gehen Dialogformate, also z.B. Workshops, Diskussionen oder Ideensprints, die gerne mit Coaching-Elementen versehen sind. Laut Ideenmanagement-Studie 2023 führt der Einsatz von Dialogformaten zu einer Steigerung des durchschnittlichen berechenbaren Nutzens pro Mitarbeiter und Jahr von 210 Euro auf 373 Euro (Median: Von 67 Euro auf 101 Euro). Ja, natürlich sind Dialogformate aufwändiger. Aber ein passiver “Ideenmanager“, der nur darauf wartet, dass Mitarbeiter von selbst Vorschläge einreichen, ist auch keine Lösung. Fakt ist doch: Kommunikation und Dialogformate lohnen sich im Endeffekt immer für das Ideenmanagement.
6) Die Kata ist eine weitere Weiterentwicklung, ihre Ursprünge liegen im Kaizen. Die Kata ist ein formalisiertes Gespräch. Dabei werden die folgenden Fragen gestellt:
Diese fünf Fragen stellt der Meister oder Coach in spezifischen Situationen auf spezifische Art und Weise dem Mitarbeiter. Der Mitarbeiter lernt so, wissenschaftlich zu denken. Es ist offensichtlich, dass effektive Kommunikation der Schlüssel für diesen Ansatz beteiligungsorientierter Verbesserungsprozesse ist.
Auf die Frage: „Allen nützt das Ideenmanagement – warum sich da noch Gedanken machen über effektive Kommunikation?“ haben wir jetzt bereits einige Gründe besprochen. Kommen wir nun konkret zu einigen Ansätzen.
Konkret also die Kommunikation im betrieblichen Vorschlagswesen, orientieren wir uns an den Phasen des Vorschlagswesens und beginnen mit der
Neue Mitarbeiter sehen noch ohne Betriebsblindheit, was wir so tun. Daher sollte in jeder Einführung neuer Mitarbeiter erklärt werden, wie Vorschläge eingereichten werden können. Am besten übernimmt das der Ideenmanager, bei dem die neuen Mitarbeiter dann auch tatsächlich einreichen werden.
Das Wort "Einreichen" hört sich nach einseitiger Kommunikation an, wie es früher der Fall war, als ein Vorschlagsformular noch in einen Briefkasten geworfen wurde. Heute folgt auf die Einreichung jedoch schnell eine Bestätigung. Und falls noch Fragen zu klären sind, kann auch schnell weitere Kommunikation einsetzen.
"Einreichen" ist ja per se schon ein kommunikativer Akt, der sich durch verschiedene Maßnahmen vereinfachen lässt- Zum Beispiel, indem Einreichen von zu Hause aus möglich ist. Manchmal ist die Situation dort einfach stressfreier als am Werkstatt- oder Arbeitsplatz-PC. Besonders, wenn der nächste Kollege auch etwas am PC erledigen muss und nervös wartet. In manchen Fällen reicht nicht einmal der Einreicher selbst ein, sondern ein Familienmitglied, das vielleicht besser schreiben oder deutsch formulieren kann.
Ebenso vereinfacht es die Kommunikation, wenn Vorschläge auch mündlich eingereicht werden können. Das hat noch einen weiteren Vorteil: Bei offensichtlich aussichtslosen Vorschlägen kann der Ideenmanager sofort reagieren. Diese Vorschläge müssen dann gar nicht mehr offiziell in die Software eingegeben und abgelehnt werden, das geht direkt und verschlankt den Prozess.
Eine der wichtigsten Fragen zur Kommunikation vor dem Einreichen ist aber: Wissen die Mitarbeiter überhaupt, wie sie eine Idee einreichen können? Für den Ideenmanager ist das klar, aber auch für die Mitarbeiter?
Als ich vor zwanzig Jahren begann, Aufsätze über das Ideenmanagement zu schreiben und Vorträge zu halten, hat mir ein älterer, sehr erfolgreicher Ideenmanager sein Kommunikationskonzept verraten: Er hatte, damals noch selten, eine Software für sein Ideenmanagement. Diese Software versandte automatisch zu allen möglichen Anlässen E-Mails an Einreicher, Gutachter und Führungskräfte. Dieser Ideenmanager hat die Software so konfiguriert, dass alle Mails direkt in seinem Postfach landeten. Anschließend ging er zu den entsprechenden Einreichern, Gutachtern und Führungskräften, um die Nachrichten persönlich zu überbringen. Ok, das waren andere Zeiten. Kaum ein Ideenmanager hat heute noch Zeit, jede Nachricht selbst zu übermitteln. Aber kritische Botschaften selbst weiterzugeben und regelmäßig persönlich präsent zu sein, ist auch heute noch ein erfolgversprechender Ansatz.
Noch ein Beispiel: Ein kleineres Industrieunternehmen mit rund 100 Mitarbeitern in der Produktion und sehr teuren Anlagen arbeitet im Dreischichtbetrieb. Verbesserungsvorschläge wurden dort im Pausenraum ausgehängt. Wenn nach 24 Stunden, also nach drei Schichten, kein Einspruch kam, wurde der Vorschlag sofort umgesetzt. Das Unternehmen beschäftigte relativ viele Instandhalter, aus einem einfachen Grund: Die Anlagen waren so kostspielig, dass Anlagenstillstand deutlich teurer gewesen wäre als ein paar Arbeitskräfte mehr. Diese Instandhalter setzten die Verbesserungsvorschläge um, wenn gerade keine Störungen zu beseitigen waren. Einziges Manko: Der Betrieb erhob keine Kennzahlen. Die Vorschläge wurden einfach eingereicht, und umgesetzt, und die Mitarbeiter erhielten am Jahresende eine Prämie für ihre Produktivität; mehr Statistik gab es dort nicht.
Aber sind solche Überlegungen überhaupt noch nötig? Können Einreicher nicht alle relevanten Informationen und Kennzahlen aus der Ideenmanagement-Software abrufen, egal wann? Und gilt das nicht auch für Gutachter und Führungskräfte? Ja, "Pull-Kommunikation" funktioniert, aber nur für erfahrene Benutzer. Ein "Workaround" bzw. möglicher Lösungsansatz wären sind Ideenmanagement-Multiplikatoren, -Ansprechpartner o.ä., an die sich weniger erfahrene Nutzer wenden können. Sie können die Software bedienen, helfen mit Informationen und bei Fragen.
Fragt man Ideenmanager, was sie sich vom Unternehmen wünschen, was sich ändern müsste, damit das Ideenmanagement besser funktioniert, dann werden selten Kommunikationsformate genannt. Die wohl häufigste Antwort ist die Unternehmenskultur. Seriöse Literatur zur Unternehmenskultur legt nahe, dass diese durch zwei zentrale Faktoren beeinflusst wird: die Belohnungsstruktur und die Kommunikation.
Die Belohnungsstruktur bestimmt, wer eine Prämie oder eine Gehaltserhöhung bekommt und wer befördert wird. Wenn aber nur die Produktion und nicht Innovation belohnt werden, dann hat es das Ideenmanagement schwer – doch das ist nicht Thema dieses Blogbeitrags. Wir konzentrieren uns hier auf die zweite Stellschraube: die Kommunikation.
Die Art und Weise, wie das Ideenmanagement kommuniziert wird, spielt eine entscheidende Rolle. Wenn beispielsweise Kennzahlen für das Ideenmanagement öffentlich am schwarzen Brett aushängen, wird auch das Ideenmanagement diskutiert. Ein Beispiel dafür ist ein Unternehmen, dessen Ideenmanager mich um Rat fragte, wie er erreichen könne, dass das Ideenmanagement in seinem Unternehmen endlich ernst genommen wird. Bei einem Rundgang durch den Betrieb stellte ich fest, dass die Kennzahlen des Ideenmanagements am schwarzen Brett hingen – jedoch waren sie bereits drei bis vier Monate alt. Wie das Beratungsgespräch weiterging, lässt sich leicht erahnen.
Nicht umsonst hat der Management-Papst Fredmund Malik der Kommunikation eine zentrale Rolle in seinen Grundsätzen wirksamer Führung eingeräumt (im Buch Führen Leisten Leben, für Ideenmanager fokussiert im Video https://youtu.be/xXyuAgoyY74 ).
Wenn in Abteilungs- und Geschäftsführungsbesprechungen Entwicklungen im Ideenmanagement und Innovationen genauso regelmäßig und selbstverständlich thematisiert werden wie Gewinn und Beschäftigungsentwicklung, dann beeinflusst das zwangsläufig die Unternehmenskultur.
Abschließend sei gesagt: Kommunikation im Ideenmanagement ist nicht einfach eine weitere Aufgabe, sondern zentraler Bestandteil einer Tätigkeit, bei der der Erfolg maßgeblich von den Menschen abhängt.
Sie wünschen sich noch tiefergehende Informationen zum Thema Kommunikation und Unternehmenskultur im Ideenmanagement? Stöbern Sie eine Runde in unserem Ideenmanagement-Blog! Bei Rückfragen schreiben Sie uns gerne: marketing@hype.de.