Erfolgsfaktor 5/9 – Commitment: Ziele und Reporting

„Erfolg“ kann es nur geben, wenn es auch „Misserfolg“ geben kann – beides erfordert, dass es Ziele gibt, die man erreichen oder auch verfehlen kann. Alles andere bleibt im Beliebigen und Unverbindlichen. Je „SMARTer“ Ziele definiert sind und je ernsthafter die Unternehmensleitung als „Stakeholder“ an der Zielerreichung interessiert ist, desto größer sind die Chancen auf ein „erfolgreiches“ Ideenmanagement.

Auf die Bedeutung von Zielen und die Funktion von Kennzahlen für die Zielverfolgung wurde bereits in den Blogbeiträgen vom 02.01.2020 (Ziele und Erfolgskriterien), 15.01.2020 (Kennzahlen im Ideenmanagement) und 06.03.2020 (integrierte Zielsysteme) hingewiesen.

Wie bei jedem anderen Prozess auch, ist es wichtig und notwendig, den Erfolg und die Wirksamkeit des Ideenmanagementprozesses anhand von aussagefähigen und regelmäßigen Kennzahlen-Reports zu kontrollieren und ggf. zu korrigieren.

Anspruchsvolle Ziele sorgen dafür, dass sich das Ideenmanagement in seinem Volumen und Ergebnis für das Gesamtunternehmen positiv entwickelt. Eine stabil hohe Beteiligungsquote ist dabei ein Schlüsselfaktor, um sicherzustellen, dass das Ideenmanagement tatsächlich ein Teil des Arbeitsalltages ist und bleibt – und auch in kommenden Geschäftsjahren ausreichend Ideen vorhanden sind, um die gewünschten Einsparungen zu erzielen (siehe die Diskussion zwischen Magnus Brückner und Hartmut Neckel über eine „kritische Schwelle“ im Blogbeitrag vom 13.05.2020).
Über die für das Gesamtunternehmen gestellten und berichteten Ziele hinaus sollten alle Einheiten (Business Units, Standorte) die Möglichkeit haben, intern eigene Zielwerte vorzugeben (z.B. niedrigere Zwischenziele auf dem Weg zu Gesamtzielen, höhere Zielwerte nach Überschreiten von Gesamtzielen, Aufnahme zusätzlicher Kennzahlen).

Die dezentrale Verantwortung für die Formulierung eigener Ziele und die Überprüfung der Erreichung in regelmäßigen Berichten ist in Unternehmen mit einem „erfolgreichen“ Ideenmanagement durchweg geübte Praxis.

Ein gutes Reportingsystem sollte folgende Möglichkeiten bieten:

Tagesaktuelle Verfügbarkeit auf Mausklick
Auswertemöglichkeiten auf verschiedenen Überblicks- bzw. Detaillierungs-Ebenen (z.B. Konzern / Geschäftsbereich / Standort / Abteilung)
„Selbstbedienung“ durch die jeweiligen Nutzer (statt „Bedienung“ mit vorgefertigten Reports), indem jeder Nutzer die ihn interessierenden Kennzahlen, Zeiträume und Auswertungsebene per Mausklick auswählen und sich in Dashboards anzeigen lassen kann.
Grafische Aufbereitung der Daten in leichtverständlichen Diagrammen
Bereitstellung der Kennzahlen für den „Kennzahlenvergleich Ideenmanagement“ auf Mausklick

Praxisbeispiele

Joyson Safety Systems Aschaffenburg GmbH: Der Vorstand erhält jeweils am fünften eines Monats einen Report, der neben einem Übersichtsblatt weitere Blätter zu den einzelnen Zielgrößen erfasst. Säulendiagramme veranschaulichen die Entwicklung in Relation zu den jeweiligen Zielwerten sowie den Vergleich mit dem vorherigen Gesamtjahr. Die Daten ergeben sich per Mausklick aus der Ideenmanagement-Software.

Zielgrößen sind u.a.:

Beteiligungsquote: 33%
Anteil der rechenbaren Ideen (mit Einsparungen > 700 €) an den eingereichten Ideen: 10%
Durchlaufzeit: 85% der Ideen sind innerhalb 34 Tagen abgeschlossen („abgeschlossen“ = final umgesetzt oder abgelehnt).

Erweiterte Reports weisen außerdem durchgeführte Kaizen-Workshops und deren Ergebnisse aus.

Abbildung 1: Beispiel für ein Dashboard, mit dem Kennzahlen an den Vorstand berichtet werden. [Wiedergabe mit freundlicher Genehmigung der Joyson Safety Systems Aschaffenburg GmbH]

VDM Metals GmbH: Im Rahmen des monatlichen Reports werden die Kennzahlen aktueller Status, Fälligkeiten und Bearbeitungszeit dargestellt (siehe Abbildung 2). Die zeitnahe persönliche Ansprache der säumigen Führungskräfte durch den CEO und die Thematisierung in den monatlichen Board-Meetings erzeugen eine hohe Verbindlichkeit.

Abbildung 2: Monatsreport [Wiedergabe mit freundlicher Genehmigung der VDM Metals GmbH]

Als Ergänzung zu der globalen Darstellung im Monatsreport werden standardisierte Detaillisten zur Erläuterung der Kennzahlen an alle Führungskräfte (inklusive USA) per E-Mail versendet. Durch diese Listen kann man erkennen, welche Gutachter mit welchem Thema die vorgegebene Frist nicht eingehalten haben (im Beispiel der Abbildung 3: drei Gutachter). Als Grenze zählt hierbei eine Fristüberschreitung von mehr als 15 Tagen.
Auf die gleiche Art werden die Realisierer von Ideen in einer Liste transparent dargestellt. Auch hier sind zeitliche Versäumnisse (rot) und aktuell in der Realisierung befindliche Projekte und Ideen im Rahmen der gesetzten Frist (grün) dargestellt (siehe Abbildung 4).

Abbildung 3: Beispiel einer Detailliste „Offene Gutachten“ [Wiedergabe mit freundlicher Genehmigung der VDM Metals GmbH]

Abbildung 4: Beispiel einer Detailliste „Offene Realisierungen“ [Wiedergabe mit freundlicher Genehmigung der VDM Metals GmbH].

Jeweils zwei Wochen vor Erstellung des Reports werden Führungskräfte mit überfälligen Gutachten durch das zentrale Ideenmanagement „vorgewarnt“. Dies versteht man als zusätzliche Dienstleistung und Support-Angebot seitens des Ideenmanagements. Selbstverständlich werden die Gutachter und Realisierer automatisch vom System erinnert bzw. bei Erreichen der hinterlegten Eskalationsstufen gemahnt.
Die Standorte in den USA wurden in das in Deutschland praktizierte Controlling und Eskalationsmanagement aufgenommen. Seitdem hat sich die Bearbeitung auch in den USA deutlich beschleunigt.

STAUFF Walter Stauffenberg GmbH & Co. KG: Die Ideen werden mit Hilfe einer Change Request Software gemanagt. Mittels der Open Source Software „Metabase“ wird daraus ein Live-Dashboard generiert, das man über einen Link abrufen kann – auch von außerhalb des Unternehmens. Ein ständiges Erstellen von Reports vor Berichtsterminen entfällt.

Abbildung 5: Das Dashboard aktualisiert sich anhand der Daten im Change Request Systems selbst. [Wiedergabe mit freundlicher Genehmigung der Walter Stauffenberg GmbH & Co. KG]

Friedr. Lohmann GmbH: Die Datenbank der verwendeten Ideenmanagement-Software wird als Basis genutzt, um den gesamten Datenbestand des Ideenmanagements mit den Werkzeugen von Microsoft Power BI analysieren und visualisieren zu können. Dadurch fällt es nicht nur leichter, Reports und Dashboards in Echtzeit zu erstellen, sondern es können auch innere Zusammenhänge der Daten erkannt werden.

Bei den in den Abbildungen 6 und 7 gezeigten Beispielen wurde zur Anzahl der offenen Gutachten bzw. Umsetzungen jeweils die Gesamtsumme der Tage hinzugefügt, die aus den entsprechenden offenen Gutachten bzw. Umsetzungen resultierten (aufgeschlüsselt nach den Verantwortlichen).

Abbildung 6: Analyse der Beiträge offener Gutachten zur Gesamtsumme der Begutachtungszeit mit Anzeige aller Verantwortlichen; Sortierung nach offenen Tagen – Veranschaulichung anhand von fiktiven Zahlen. [Wiedergabe mit freundlicher Genehmigung der Friedr. Lohmann GmbH]

Abbildung 7: Analyse der Beiträge offener Umsetzungen zur Gesamtsumme der Umsetzungszeit mit Anzeige nur der Verantwortlichen mit offenen Umsetzungen, Sortierung nach Anzahl der Vorschläge – Veranschaulichung anhand von fiktiven Zahlen. [Wiedergabe mit freundlicher Genehmigung der Friedr. Lohmann GmbH]

Ein konkretes Praxisbeispiel für ein integriertes und balanciertes Zielsystem finden Sie im Blogbeitrag vom 06.03.2020.

Lesen Sie auch die bereits veröffentlichten Beiträge:

Gern können Sie diesen Blogbeitrag mit einem Best Practice Beispiel aus Ihrem Unternehmen ergänzen. Bitte nehmen Sie bei Interesse Kontakt mit Dr. Hartmut Neckel auf.

Alle Produkterwähnungen sind redaktioneller Natur und wurden nicht bezahlt.

Hinweis: Die Identifikation und Beschreibung der „Erfolgsfaktoren“ basiert auf einem von Magnus Brückner (Siemens Energy) entwickelten Trainingskonzept für Führungskräfte, das wir für diese Serie von Blogbeiträgen u.a. im Expertenkreis „Globales Ideenmanagement“ gemeinsam weiter ausgearbeitet haben. An diesem Blogbeitrag wirkten als Co-Autoren insbesondere mit: Michael Baar (VDM Metals GmbH), Benjamin Fehr (Friedr. Lohmann GmbH), Andrea Garbe (ehemals Joyson Safety Systems Aschaffenburg GmbH), Henning Schulz (STAUFF Walter Stauffenberg GmbH & Co. KG), Ingo Vetter (Friedr. Lohmann GmbH).