Vom Ideenmanagement können alle Beteiligten profitieren – vorausgesetzt, die Einführung ist gelungen, die Durchführung gut geplant und leicht verständlich, und die Mitarbeiter werden einbezogen. Damit die Einführung wirklich gelingt, haben wir hier für Sie zehn häufige Fehlerquellen zusammengefasst.
Die Idee ist der Ursprung jedes Handelns. Eine wirksame und kostengünstige Quelle von Ideen und Innovationen im Unternehmen sind die eigenen Mitarbeiter, denn sie kennen die internen Abläufe am besten und sind täglich mit den wesentlichen Problemstellungen konfrontiert. Damit die (meist) vielen kleinen Ideen richtig kanalisiert, gesammelt und umgesetzt werden können, bedarf es ausgeklügelter Strukturen. Gibt es diese Strukturen nicht, gibt es Probleme.
Die Einführung eines Ideenmanagements ist eine Investition. Hierfür müssen nicht nur Sachmittel, sondern vor allem auch Personalressourcen eingesetzt werden. Insbesondere die Hauptverantwortlichen werden das Ideenmanagement nicht einfach „nebenbei“, parallel zu ihrem Tagesgeschäft, einführen und etablieren können. Es gibt zu viele Themen, die sie ständig im Blick haben müssen, um die Akzeptanz z.B. der Gutachter, Einreicher, Vorgesetzten usw. hoch zu halten. Hier bedarf es also ausreichender Ressourcen.
Weitere Kennzahlen und Werte zu aktuellen Erfolgsfaktoren für ein erfolgreiches Ideenmanagement finden Sie in unserer Studie, die wir in Zusammenarbeit mit der renommierten Hochschule Stuttgart durchgeführt haben. Die Studie bietet nicht nur Grafiken und Tabellen, sondern nennt auch übergreifende Beratungsansätze und gibt konkrete Handlungsempfehlungen für die tägliche Arbeit.
Speziell in der Anfangszeit benötigt das Ideenmanagement engagierte Mitarbeiter, die Verantwortung für das „Projekt“ übernehmen, es kontinuierlich weiterentwickeln und am Leben halten. Der Ideenmanager sollte im Unternehmen bekannt sein und die Mitarbeiter in ihren Belangen und im Ideenprozess unterstützen – ein Vertrauensverhältnis ist also wichtig. Ein häufiger Wechsel der Ansprechpartner verhindert dies, weshalb Job-Hopper für diese Position nicht in Frage kommen.
Wer einmal eine Managementmethode einführt, sollte diese auch beibehalten. Hat sich ein Betrieb für das Ideenmanagement entschieden, sollten konkurrierende IT-Prozesse und Methoden möglichst minimiert bzw. bestenfalls in einem integrierten System harmonisiert werden. Grund hierfür: Konkurrierende Prozesse bzw. Modelle, die bei Mitarbeitern platziert werden und nicht ineinandergreifen, führen zu Verwirrung. Die Mitarbeiter wissen so oftmals nicht, an welcher Stelle sie ihre Idee einreichen sollen und reichen sie infolgedessen meist gar nicht ein, wodurch viele Ideen verlorengehen.
Von der Betriebsvereinbarung über Regeln zur Prämierung bis zu Informations- und Werbemitteln: Der Aufbau und die Einführung eines Ideenmanagements bestehen aus vielen kleinen Details, die konsequent und gründlich erarbeitet werden müssen. Ideenmanagement ist nicht nur eine Strategie, sondern auch operative Arbeit, die sorgfältig getan werden muss.
Die Einführung eines Ideenmanagements bedeutet gleichzeitig auch eine Veränderung im Betrieb, an die die Mitarbeiter erst einmal herangeführt werden müssen. So wird es vielleicht Mitarbeiter geben, die Angst haben, dass ihre Arbeitsplätze wegrationalisiert werden, wenn sie Ideen liefern – oder auch Mitarbeiter, die Angst vor zu großen Veänderungern haben. Diese Ängste abzubauen, ist Aufgabe des Managements und des verantwortlichen Ideenmanagers. Beide Parteien müssen daher zu jeder Zeit eine offene, kontinuierliche Kommunikation und den persönlichen Kontakt sicherstellen.
Geeignete Marketing- und PR-Maßnahmen fördern die Teilnahme der Mitarbeiter am Ideenmanagement sowie dessen Akzeptanz innerhalb des Betriebs.
Die Definition klarer Kennzahlen und das Setzen von Themenschwerpunkten fördern die kontinuierliche Beteiligung der Mitarbeiter am Ideenmanagement zusätzlich.
Nicht immer stoßen Änderungen in betrieblichen Abläufen auf Zustimmung bei den Mitarbeitern. Es gibt aber auch triftige Gründe, die einen Widerstand rechtfertigen. Diese gilt es ernst zu nehmen und zu überprüfen – und zwar vor allem dann, wenn sie von verschiedenen Personen aus unterschiedlichen Fachbereichen kommen. Man sollte stets berücksichtigen, dass die Mitarbeiter in der Regel besser mit den betrieblichen Abläufen vertraut sind bzw. "näher dran" am Produkt als die Führungsebene.
Sind die Regeln des Ideenmanagements klar, einfach und gut verständlich, lassen sich Gerüchte, Ungerechtigkeiten und andere Konfliktsituationen leicht vermeiden. Das Ideenmanagement-Tool muss für die Anwender selbsterklärend und intuitiv aufgebaut sein. Auch der jeweilige Status Quo der eingereichten Ideen sollte für Mitarbeiter zu jeder Zeit transparent und nachvollziehbar sein.
In einer Betriebsvereinbarung oder ähnlichen Regelwerken sollten alle wichtigen Themen (z.B. Prämiengestaltung, Ursächlichkeit, Aufgabenbereich) eindeutig, ethisch korrekt und rechtskonform geregelt sein. Zudem sollte sich das Ideenmanagement mit seinen Prozessen stets der Kultur des jeweiligen Hauses und Standorts anpassen.
Eine Einführung sollte niemals zeitgleich mit anderen betrieblichen Großereignissen stattfinden. Während einer Unternehmenskrise mit Entlassungen und Umstrukturierungen, während einer Zertifizierung oder auch bei tiefgreifenden Veränderungen wie der Übernahme durch ein anderes Unternehmen kann ein Ideenmanagement kaum erfolgreich eingeführt oder reaktiviert werden.
Ideenmanager müssen häufig den „kleinen Dienstweg“ beschreiten. Sie benötigen ein Gespür für die Prozesse im Betrieb, um die Bedeutung eines Verbesserungsvorschlags zumindest grob einschätzen zu können. Erfolgreiche Ideenmanager sind bereits lange Jahre im Betrieb tätig und kennen sich in der Regel mit den internen Betriebsstrukturen bestens aus.
Führen ohne Vorgesetztenverhältnis, Prozesstreue und gute Menschenkenntnis sind dabei eindeutig von Vorteil. Netzwerke und Kontakte wollen gepflegt werden. Auch wichtig: Moderieren von Meetings und methodisches Abarbeiten von Aufgaben.
Das Ideenmanagement lebt von seinem guten Ruf. Der Bereich bzw. der/die Verantwortliche/n muss im Unternehmen als vertrauensvoller und langfristiger Partner angesehen werden. Dazu gehört, dass die Dienstleistungen für bzw. gegenüber Mitarbeitern stets freundlich, offen, eindeutig und hilfsbereit erledigt und kommuniziert werden. Wichtig ist, dass die Mitarbeiter wissen, dass das Ideenmanagement sich auf Gutachten bzw. die Fachexpertise des jeweiligen Gutachters stützt. Das Ideenmanagement hat auch eine Schnittstellenposition und tritt als Vermittler aller im Prozess involvierten Personen auf, z.B. Vorgesetzte, Einreicher, Gutachter und Ideenausschuss.
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