Erfolgreiches Ideenmanagement beginnt mit einer zentralen Zutat: Kommunikation. Sie bildet das Rückgrat des gesamten Prozesses und stellt sicher, dass alle Beteiligten zu jeder Zeit gut informiert, motiviert und eingebunden sind. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Kommunikation das Ideenmanagement in Ihrem Unternehmen auf das nächste Level heben kann.
„Die einzige Möglichkeit, Menschen zu motivieren, ist die Kommunikation.“ sagte einst Lee Lacocca, US-amerikanischer Manager und Vater des Ford Mustang.
Übersetzt auf das Ideenmanagement heißt das: Reden Sie darüber, werden Sie nicht müde, dafür zu werben. Es ist nicht selbstverständlich, dass das Ideenmanagement im Unternehmen bekannt ist. Nur durch regelmäßige und offene Kommunikation erreichen Sie bei allen Beteiligten den gleichen Wissenstand und eine höhere Motivation. Informieren Sie also frühzeitig über Termine, Aktionen, Kampagneninhalte. Nur wenn Ihre Botschaft inhaltlich und organisatorisch klar ist, wenn sie interessant ist und für Aufmerksamkeit sorgt, wird sie erfolgreich sein. Nutzen Sie dafür alle verfügbaren Kanäle, Maßnahmen, Ressourcen. Und sich selbst als Botschafter für das Ideenmanagement!
Kommunikation ist vielschichtig. Sie umfasst nicht nur formelle Mitteilungen, sondern auch informelle Gespräche, Feedback-Runden, teamübergreifende Diskussionen und vieles mehr. Effektive Kommunikation setzt immer auf einen Mix aus schriftlichen, mündlichen und digitalen Kanälen, und zwar auf allen (Hierarchie-)Ebenen und in allen Unternehmensbereichen, um maximale Wirkung und Reichweite zu erzielen.
Der persönliche Dialog ist ein zentraler Baustein für erfolgreiches Ideenmanagement. Ein direkter Austausch, live und auf Augenhöhe, z.B. zwischen Ideenmanager und Mitarbeiterin oder Mitarbeiter, klärt Fragen, Missverständnisse und schafft eine engere Verbindung. Er zeigt, dass wirklich jede einzelne Idee zählt, und jeder einzelne Mensch.
Wie die direkte Kommunikation zwischen Einreichern und Gutachtern zu besseren Ergebnissen führen kann, zeigt das Praxisbeispiel von Schüco. Statt Ideen nur schriftlich zu bewerten, wurden dort Pitches für Einreicher und Gutachter etabliert, bei denen Ideen direkt und im Vier-Augen-Gespräch besprochen werden. Diese persönlichen Treffen ermöglichen unmittelbare Rückfragen, verbessern das Verständnis untereinander und sorgen dafür, dass Ideen schneller und effizienter bearbeitet werden.
Durch aktive Diskussion und Interaktion fördern Untersuchungen zufolge speziell Dialogformate zur Ideengenerierung, wie Experten-KVP, Ideen-Sprints oder Ideen-Pitches, den persönlichen Austausch aller Beteiligten. Nicht nur das: Der intensive Einsatz von Dialogformaten führt offenbar sogar zu finanziell besseren Ergebnissen: So steigt der monetäre Nutzen pro Mitarbeiter und Jahr um 51 Prozent und auch die Beteiligung am Ideenmanagement wächst, insgesamt um 30 Prozent.
Natürlich macht auch immer der Ton die Musik – also: wie kommuniziere ich. Übertragen auf das Ideenmanagement heißt das: Je offener und wertschätzender Ihre Unternehmens- und Kommunikationskultur, desto lebendiger und attraktiver Ihr Ideenmanagement. Schaffen Sie ein vertrauensvolles Arbeitsumfeld, in dem sich die Belegschaft ehrlich, authentisch und frei äußern kann. Sorgen Sie dafür, dass neue Mitarbeitende von Beginn an gut informiert und eingebunden werden, und dass sich auch zurückhaltende sowie anderssprachige Kolleginnen und Kollegen trauen, ihre Ideen zu äußern bzw. einzureichen, ohne Angst vor negativen Reaktionen haben zu müssen.
Abläufe in Frage stellen, querdenken, eingetretene Pfade verlassen, um schließlich tolle Vorschläge für Verbesserungen zu machen – bei der Continental AG schätzt und fördert man diese Eigenschaften sehr.
„Gute Ideen sind unser wertvollster Rohstoff. Die Fähigkeiten und Fertigkeiten unserer Mitarbeiter und ihr Ideenreichtum sichern unsere Wettbewerbsfähigkeit. Wir setzen daher auf eine Willkommenskultur für ihre Ideen“, so Continental-Personalvorstand Dr. Ariane Reinhart.
Auch bei der Friedr. Lohmann GmbH ist das der Fall: Neue Mitarbeiter lernen das Ideenmanagement beispielsweise durch einen Begrüßungsflyer, die Vorstellung des Ideenkoordinators und anhand von Schulungen kennen.
Die Prämierung von tollen Ideen ist eine weitere Form der Wertschätzung. Viele Unternehmen gehen hier neue Wege. Zum Beispiel die Generali Deutschland AG: Im Ideenmanagement des Versicherers steht der monetäre Nutzen heute nicht mehr im Fokus. Die Prämienregelung ist einfach, verständlich und umfasst mehrere Prämierungsmöglichkeiten sowie besondere Preise. Die Basisprämie kann durch Boni ergänzt werden, etwa wenn eine Idee im Vertrieb genutzt werden kann, schnell realisierbar ist, die Strategie unterstützt oder besonders innovativ ist. Zudem gibt es die Möglichkeit, Prämien zu spenden.
Natürlich sind Sie nicht allein auf einer einsamen Insel und benötigen für all das Rückendeckung von ganz oben – dazu später mehr. Wie Kommunikation zum Treiber der Unternehmenskultur werden kann, zeigt Ihnen schon einmal dieser Blogbeitrag: Effektive Kommunikation im Ideenmanagement: Praxisnahe Erfolgsansätze.
Eine Erkenntnis daraus von Blogautor und Ideenmanagementexperte Prof. Dr. Hans-Dieter Schat:
„Wenn in Abteilungs- und Geschäftsführungsbesprechungen Entwicklungen im Ideenmanagement und Innovationen genauso regelmäßig und selbstverständlich thematisiert werden wie Gewinn und Beschäftigungsentwicklung, dann beeinflusst das zwangsläufig die Unternehmenskultur.“
Auch Transparenz schafft Vertrauen. Im Ideenmanagement ist entscheidend, dass alle am Prozess Beteiligten – ob Einreicher, Begutachter, Verwalter oder Entscheider – über die Ziele, Prozesse und Verantwortlichkeiten informiert sind. In einer Betriebsvereinbarung oder ähnlichen Regelwerken sollten alle wichtigen Themen (z.B. Prämiengestaltung, Aufgabenbereiche) im Ideenmanagement eindeutig, ethisch korrekt und rechtskonform geregelt sein. Sind die Regeln klar, einfach und gut verständlich, lassen sich Gerüchte oder Konfliktsituationen leicht vermeiden.
Klare, transparente Abläufe und zügige Rückmeldungen im Ideenprozess über Fortschritte und Entscheidungen fördern die Teilnahme und Motivation. Ideen müssen schnell und einfach eingereicht, diskutiert, bewertet und umgesetzt werden können. Und der Status eingereichter Ideen muss für alle Involvierten jederzeit nachvollziehbar sein.
Abb. 1: Idea Journey – fünf transparente Schritte im Ideenmanagementprozess (Quelle: Generali)
Bei Generali wurde dafür die Idea Journey etabliert – fünf transparente Prozessschritte nach der Ideeneinreichung: Qualitätssicherung, Diskussion, Bewertung, Entscheidung und ggf. Umsetzung. Transparenz ist dabei entscheidend: Fristen und Statustracking sind für alle Prozessbeteiligten sichtbar – jeder Nutzer weiß also zu jeder Zeit, wo sich eine Idee im Prozess befindet.
Idealerweise arbeiten Sie mit einer professionellen Ideenmanagement-Software, die den gesamten Prozess sowie die damit verbundene unternehmensweite Kommunikation strukturiert und vereinfacht. Ein selbsterklärendes, intuitiv aufgebautes Tool erleichtert den Anwendern die Nutzung. Die digitale Softwarelösung unterstützt Sie nicht nur bei der Umsetzung und dem Monitoring von Ideen, sondern liefert auch alle wichtigen Daten und Kennzahlen, um den Erfolg Ihres Ideenmanagements jederzeit nachweisen zu können.
In dem Kontext wichtig: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter und sorgen Sie dafür, dass sie entsprechende Tech-Tools und auch Kreativtechniken zur Ideenfindung erlernen.
Im Ideenmanagement der Continental AG etablierte man beispielsweise verschiedene Steuerungsprozesse fest im Konzern und seit 2016 die globale Plattform CIMotion auf Basis der Ideenmanagementsoftware HYPE Improve. Um hohe Beteiligungsquoten zu erreichen, braucht es allerdings mehr als eine funktionierende Software. Mit CIMotion wurde deshalb auch eine umfassende Kommunikationsstrategie etabliert. Neben Schulungsvideos und Dokumentationen werden dort regelmäßig News über Aktivitäten und Ergebnisse kommuniziert, um die Plattform lebendig zu halten
Konsequenz ist der Schlüssel, um Management und Mitarbeitende dauerhaft abzuholen und beständig für das Ideenmanagement zu begeistern. Wer ein erfolgreiches Ideenmanagement etablieren möchte, muss es zielstrebig und konsistent betreiben. Halbherzig und unregelmäßig kommunizierte und durchgeführte Aktionen können kaum den gewünschten Erfolg haben. Stellen Sie also sicher, dass Updates und News rund um die Ideenfindung und -umsetzung aktiv (Push statt Pull) und kontinuierlich kommuniziert werden. Geben Sie den Mitarbeitern ausreichend (Arbeits)zeit für die Ideenfindung – und machen Sie das Ideenmanagement zu einem zentralen Thema für die Führungsebene. Die Unternehmensleitung muss ein klares Bekenntnis dazu abgeben.
Abb. 2: Dr. Niclas Müller, Vorsitzender der Geschäftsführung bei Schlüsselübergabe an Gewinner (Quelle: VDM Metals Gruppe)
Wie Top-Management-Support in der Praxis aussehen kann, zeigt das Beispiel der VDM Metals Gruppe: Im Rahmen einer sehr erfolgreichen unternehmensweiten Ideenkampagne hat sich die Geschäftsführung während der gesamten Laufzeit hochengagiert eingebracht. Um die Teilnahme an der Ideenkampagne zu steigern, hat sie beispielsweise in Videos selbst aktiv dazu aufgerufen sowie eine Gesamtprämie von 40.000 Euro in Sachprämien ausgelobt. Die sechs Erstplatzierten jeder Gruppe erhielten Gewinne wie Vespa-Roller, Laptops und Mobiltelefone, die persönlich von Dr. Niclas Müller, Vorsitzender der Geschäftsführung, überreicht wurden.
Ein weiteres Best Practice kommt von der Friedr. Lohmann GmbH: Auch hier unterstützt die Unternehmensleitung das Ideenmanagement durch verschiedene Maßnahmen. So gibt es zum Beispiel einen jährlichen Status-Workshop mit allen Führungskräften und auf jeder Weihnachtsfeier wird das Ideenmanagement von einem der geschäftsführenden Inhaber besonders gewürdigt. Außerdem wird der Vorschlag des Quartals ausgezeichnet und im Newsletter publiziert; der Einreicher erhält persönlich Dank und Anerkennung von der Unternehmensleitung.
Bei der Marquardt Gruppe steht die oberste Führungsebene ebenfalls voll hinter dem Ideenmanagement und bringt sich aktiv ein. In jedem Marquardt-Werk wird beispielsweise jährlich eine MIP-Tombola (Marquardt Ideen Prozess) veranstaltet; ein Vorstandsmitglied ist Immer persönlich vor Ort und gratuliert den Gewinnern.
Ein attraktives und effektives Ideenmanagement nutzt viele verschiedene Kommunikationskanäle und -maßnahmen. Setzen Sie auf eine bunte Mischung aus offline und online, um sicherzustellen, dass jede und jeder Mitarbeitende in Ihrer Organisation erreicht wird und Spaß daran hat, sich zu beteiligen. Nutzen Sie z.B. aufmerksamkeitsstarke Printprodukte wie Plakate, Flyer und Broschüren sowie kurzfristige Kreativaktionen und Ideenwettbewerbe. Streuen Sie Ihre Infos breit in den meistgenutzten Kanälen wie Intranet oder Ideenmanagementplattform. Je vielfältiger die Ansprache, desto größer die Chance, dass sich alle Mitarbeiter angesprochen fühlen. Und werden Sie kreativ: Jedes Ideenmanagement braucht ein ansprechendes, konsistentes Erscheinungsbild, ein individuelles Corporate Design (CD), das mit Ihrer Unternehmens‑CI im Einklang steht. Achten Sie auf professionelle Gestaltung und hochwertiges Design. Auch visuelle Hilfsmittel wie Grafiken und Videos erhöhen die Aufmerksamkeit und Reichweite.
Eine weltweite Plakatkampagne zum Thema Imagination, die Continental startete, konnte zum Beispiel durch starke Bildmotive und emotionale Zeichnungen viele Mitarbeiter ansprechen und motivieren, ihre Ideen einzubringen. Auch sonst nutzt das Ideenmanagement dort verschiedenste Kanäle (z.B. Videos, Blogartikel, Newsletter), um die Mitarbeiter kontinuierlich über das Ideenmanagement zu informieren.
Abb. 3: Plakat-Kampagne der Continental AG (Quelle: Continental AG)
Auch Siemens setzt auf Vielfalt und nutzt mehrere Kanäle, um das Ideenmanagement ideen_impulse_initiativen – kurz 3i, bekannt zu machen: eine mehrsprachige Themenseite im Intranet, interne Netzwerkgruppen und Erfolgsgeschichten unter #3isuccessstory. Neue Mitarbeiter werden durch spezielle Module, webbasierte Trainings und eine spielerische App für Führungskräfte eingeführt. Die divisionalen 3i Excellence Awards motivieren zur Teilnahme und zeichnen Mitarbeiter für ihre Ideen aus.
VDM Metals hat im Rahmen der bereits erwähnten Ideenkampagne kommunikativ alle Register gezogen, online wie offline: Sie wurde breit beworben, nicht nur durch eine Roadshow, sondern z.B. auch in Betriebsversammlungen und Managementforen. Zusätzlich gab es umfassende Informationen, Kontaktmöglichkeiten und Bilder im VDM Intranet und viele dezidierte Online-Aktionen auf der Ideenplattform HYPE Improve.
Kommunikation lebt von den Menschen, die sie betreiben. Und die Kommunikationszentrale im Ideenmanagement ist – natürlich – die hauptverantwortliche Person dahinter: der Ideenmanager bzw. die Ideenmanagerin. Mit ihm steht und fällt der Erfolg. Er bzw. sie ist der Dreh- und Angelpunkt, entwickelt die Strategie, initiiert die Aktionen, kennt alle, kann mit jedem reden, zieht die Strippen.
Der Ideenmanager ist heute weit mehr als ein reiner Ideen-Verwalter, er ist ein kreativ-kommunikatives Multitalent und hat verschiedenste Rollen: Coach, Berater, Influencer, Manager, Mediator und vieles mehr. Wie massiv sich die Rolle der Ideenmanager bzw. Ideenmanagerinnen gewandelt hat, lesen Sie hier: Der moderne Ideenmanager: Vom Ideenverwalter zum Influencer.
Unser Fazit: Effektive Kommunikation ist der Schlüsselfaktor für ein erfolgreiches Ideenmanagement. Sie fördert das Engagement der Mitarbeiter, schafft Transparenz und sorgt für eine wertschätzende Kultur kontinuierlicher Verbesserung in Unternehmen.
Mit den folgenden Tipps sind Sie gut gerüstet für ein florierendes Ideenmanagement: