Durch die HYPE Plattform wurde es den Mitarbeitern auf allen Ebenen ermöglicht sich zu verschiedenen Ideentypen einzubringen. Ideen zur Kosteneinsparung können finanziell belohnt werden, für Innovationen gibt es ein Punktesystem. Mit Hilfe einer cleveren Marketingstrategie hat die Witt-Gruppe ein erfolgreiches Modell geschaffen, in dem Mitarbeiter sich engagieren und kollaborativ tätig werden konnten.
Förderung von Innovationen und Ideen der Mitarbeiter ist integraler Bestandteil des Leitbildes der Witt-Gruppe. In diesem Zusammenhang wurde im Jahr 2008 eine Mitarbeiterbefragung zum Thema Innovationsfähigkeit durchgeführt. Das Ergebnis der Befragung verdeutlichte, dass Mitarbeiter der Witt-Gruppe nach weiteren Möglichkeiten suchten, Ideen einfach, schnell und effizient einzureichen und sich bereichsübergreifend zu beteiligen. Darüber hinaus arbeiten bei der Witt-Gruppe sehr viele junge Menschen, welche aus dem privaten Umfeld den Umgang mit Web 2.0-Technologien und die Kommunikation in sozialen Netzwerken gewöhnt sind. Die Plattform musste also hinsichtlich Funktion und „Look & Feel“ dem Anspruch der jungen Mitarbeiter gerecht werden. Um die Einstiegsbarrieren für alle Mitarbeiter niedrig zu halten, war zudem schnell klar, dass das neue Tool in das bereits vorhandene Intranet der Witt-Gruppe integriert wird und zudem durch hohe Nutzerfreundlichkeit überzeugen musste.
Im Januar 2009 wurde die Abteilung „Neue Projekte“ unter Leitung von Max Otto beauftragt, ein unternehmensweites, zeitgemäßes Ideenmanagement-System einzuführen. Ziel war es, das Potential von Mitarbeiterideen besser auszuschöpfen und das Bewusstsein für die Wichtigkeit von Ideen aller Mitarbeiter – unabhängig von Ihrer Stellung im Unternehmen – zu erhöhen. Nach einer sechsmonatigen Phase der Konzeptentwicklung und Marktrecherche entschied man sich für die Einführung einer Softwarelösung von HYPE. Auf der Intranet basierten Plattform kann jeder Mitarbeiter, allein oder im Team, Vorschläge für Ideen monetärer und nicht monetärer Art einreichen. Die Ideengenerierung auf einer modernen Web-Oberfläche erlaubt es den Ideengebern, andere Ideen auf der Plattform zu sehen, zu kommentieren und zu bewerten. Die Motivation zur Teilnahme wird durch einen spielerischen Ansatz gestärkt, bei dem die Nutzer für verschiedene Aktivitäten Punkte sammeln. Ein wichtiger Erfolgsfaktor für die Plattform ist außerdem das interne Marketing. So wurde ein passender Name („Witti.dee“) und ein Maskottchen („Witti“) für die Plattform entwickelt, welche in sämtlichen Marketingaktionen on- und offline verwendet werden. Auf „Witti.dee“ wird nicht nur klassisch durch Plakate, Anzeigen und Online-Banner aufmerksam gemacht, sondern auch gezielt durch öffentliche Prämierung der besten Ideengeber auf einer Führungskräftetagung sowie der Vorstellung von umgesetzten Ideen auf Veranstaltungen, in der Mitarbeiterzeitung und im Intranet.
Da man bei Witt mit dem Thema Ideenmanagement bislang wenig Erfahrung hatte und das System von Beginn an unternehmensweit erfolgreich ausgerollt werden sollte, wurde viel Arbeit in die vorherige Entwicklung eines Konzepts und Prozesses investiert. Dazu nahm man u.a. Kontakt zu anderen Unternehmen wie der Deutschen Post, Continental und BayWa auf, welche langjährige Praxiserfahrung mit dem Ideenmanagement haben und befragte sie zu ihren Erkenntnissen und zu denen aus ihrer Sicht wichtigsten Erfolgsfaktoren für ein erfolgreiches Ideenmanagement. Aus den Antworten der befragten Unternehmen wurde die grundsätzliche Ausrichtung für das Ideenmanagement von Witt abgeleitet, auf deren Basis man sich schließlich auf die Suche nach dem geeignetsten von acht vorausgewählten Softwareanbietern machte. Da die Projektgruppe bereits ein Konzept für das Witt-Ideenmanagement entwickelt und somit klare Vorstellungen hatte, war die Anpassbarkeit hinsichtlich des abzubildenden Prozesses, aber auch bezüglich des Designs ein klares Argument für das Produkt von HYPE.
Die HYPE Plattform ist hinsichtlich des Designs an den Intranet-Auftritt von Witt angepasst und lässt sich schnell, und dank Single-Sign-On, ohne manuellen Login erreichen. Die globale Menüstruktur des Intranet-Auftritts ist auf der Ideenmanagement-Plattform von jeder Seite aus erreichbar. Somit wird das Tool von den Mitarbeitern als integraler Bestandteil der Website wahrgenommen. Ideen können sowohl frei als auch zu bestimmten thematisch fokussierten Ideenkampagnen, die immer von einem Bereichsleiter ausgeschrieben werden, eingereicht werden. Nach der Einreichung landen Ideen zunächst in der „Ideenwerkstatt“, wo sie von anderen Nutzern gesehen und diskutiert werden können. Der Einreicher kann seine Idee z.B. aufgrund von Hinweisen in der Diskussion noch einmal überarbeiten, bevor sie in die Bewertung geht. Die Weiterleitung von der Ideenwerkstatt in die Bewertungs-Phase erfolgt durch die Ideenmanager, die u.a. einen zuständigen Bewerter für die Idee bestimmen.
Die nun folgende Evaluation der Idee durch den Bewerter kann ebenfalls direkt auf der Plattform durchgeführt werden. Bei Annahme der Ideen genügen eine grobe Nutzenberechnung der Idee und die Benennung der Person für die Realisierung. Bei Ablehnung muss dieser den Grund dafür angeben. Mitarbeiter erhalten sowohl für die Einreichung, als auch für die Umsetzung einer Idee Prämienpunkte. Die Bestenliste zeigt immer aktuell welche Mitarbeiter, Teams und Bereiche sich beim Ideenmanagement am stärksten einbringen. Einmal jährlich werden auf Basis der Punkte die erfolgreichsten Teilnehmer und Teams mittels Geld- und Sachpreisen prämiert, die besten Bereiche erhalten den „witti.dee“-Wanderpokal als eher ideellen Gewinn. Zusätzlich werden während des Jahres Sachpreise an die Teilnehmer von Ideenkampagnen ausgeschüttet, was für einen zusätzlichen Schub bei der Ideengenerierung sorgt. Eine besondere Funktion im Witt-System stellen die „Aufrufe“ dar, die wie ein kleines Online-Brainstorming eine schnelle, lose Ideensammlung von allen Mitarbeitern ermöglicht. Die Ideen können dabei natürlich auch wieder kommentiert und diskutiert werden.
Mittlerweile besteht die Ideenmanagement Plattform seit fast acht Jahren und hat einen hohen Bekanntheitsgrad im Unternehmen erreicht. Nach der typischen großen Ideen-Welle in den ersten sechs Monaten, waren die Teilnehmerquote und die Anzahl der eingereichten Ideen zwar überdurchschnittlich hoch, die Qualität und damit die Umsetzungsquote jedoch verhältnismäßig niedrig. Mittlerweile hat sich die Ideenqualität deutlich verbessert und die Teilnehmerquote auf ein „Normal-Niveau“ von sechs bis acht Prozent eingependelt; die Umsetzungsquote liegt aktuell bei nunmehr durchschnittlich 10%.
„Die HYPE-Plattform unterstützt uns bei Witt, Ideen für finanzielle Einsparungen, Ertragssteigerungen, Problemlösungen und die Beschleunigung von Prozessen zu sammeln. Die Mitarbeiter werden in den Ideenprozess eingebunden, haben Mitspracherecht. Außerdem können sich Mitarbeiter an allen Standorten beteiligen.“ - Max Otto