Eine Idee nur aufgrund schriftlicher Informationen (dem „eingereichten Vorschlag“) zu beurteilen, führt seltener zu einem guten Ergebnis, als wenn die Idee einem zuständigen Gutachter oder Entscheider persönlich mitgeteilt und erläutert werden kann. Die direkte zwischenmenschliche Begegnung und die Möglichkeit zu unmittelbaren Rückfragen tragen zum richtigen Verständnis der Idee bei und erhöhen die Verbindlichkeit für eine zügige Bearbeitung. Deshalb organisiert das „Schüco Idea Management SIM“ systematisch „Pitches“ zwischen Einreichern und Gutachtern.
Kennen Sie das? Gutachter lassen zuerst die ihnen gesetzte Frist verstreichen. Auf Mahnungen kommt dann die Antwort so schnell, dass völlig klar ist: Der Gutachter kann auf keinen Fall mit dem Einreicher gesprochen und sich angemessen mit dem Vorschlag auseinandergesetzt haben.
Solche Situationen kamen bei uns vor allem in den administrativen Bereichen vor, wo Einreicher und Gutachter seltener in einem direkten Arbeitskontakt stehen als in der Produktion und Logistik. Oft kennen sie sich nicht einmal persönlich – und das spiegelte sich dann auch in recht unpersönlichen Formulierungen der Gutachten wider.
Ideenmanagement als Kommunikationsbrücke
Zunächst waren es nur Einzelfälle, bei denen das Ideenmanagement aktiv wurde, um ein Gespräch zwischen Einreicher und Gutachter zu veranlassen: Bei Vorschlägen, die erkennbar zu wenige Informationen enthalten, um eine Beurteilung zur ermöglich, und bei unpersönlichen Sofort-Retour-Gutachten nach einer Mahnung.
Aufgrund der guten Ergebnisse haben wir dieses Verfahren auch auf andere Vorschläge ausgeweitet. Mittlerweile kommt es bei etwa jedem zweiten Vorschlag aus administrativen Bereichen zu einem derartigen „Pitch“.
- Zuvor fragen wir stets den Einreicher, ob er zu dem Gespräch bereit ist. Bisher war das immer der Fall.
- Für einen Pitch setzen wir einen 15-minütigen Termin an. Meistens werden davon nur fünf bis zehn Minuten benötigt. In der Regel nimmt der Ideenmanager am Gespräch teil (zumindest, wenn sich Einreicher und Gutachter noch nicht kennen).
- Etwa zwei Drittel der Pitches finden online statt. Das erspart Wegezeiten, da Einreicher und Gutachter oft in unterschiedlichen Gebäuden oder Büros arbeiten.
- Zu Präsenzterminen laden wir ein, wenn die Thematik besonders komplex ist, oder wenn sich mehrere Personen gemeinsam abstimmen müssen.
Lessons Learned
Nach bald einem Jahr Erfahrung mit den systematischen Pitches stellen wir folgende Vorteile fest:
- Den Einreicher (zumindest online) gesehen und mit ihm gesprochen zu haben, erhöht auf Seiten der Gutachter die Verpflichtung, den Vorschlag schnell zu bearbeiten und mit einem qualifizierten Feedback zu beantworten.
- Für Einreicher sind die Pitches eine Form der Wertschätzung, da sie dabei erleben, wie sich jemand für ihre Idee interessiert und sich darum kümmert.
- Für manche Einreicher bieten die Pitches zudem einen Raum, mehr aus sich herauszukommen.
Wir betrachten die organisierten Pitches als einen Zwischenschritt in der Weiterentwicklung unseres Ideenmanagements. Obwohl wir mit ihnen zunächst vor einem ganz anderen Hintergrund begonnen haben (nämlich dem eingangs geschilderten), unterstützen sie in der aktuellen Phase die Handlungsstränge, die wir Anfang des Jahres 2023 aus den Ergebnissen einer Mitarbeiterbefragung nach den für die Zukunft von „SIM“ als relevant angesehenen Themen abgeleitet hatten.
- Handlungsstrang „Transparenz“: Wird durch die Einblicke gefördert, die Einreicher dank der Pitches in den Bearbeitungsprozess erhalten.
- Handlungsstrang „Image“: Wird durch qualifiziertes und persönlich vermitteltes Feedback verbessert.
- Handlungsstrang „Prozesstreue“: Wird durch schnelle und sachliche Bearbeitungen gestärkt.
Wenn die in einer Roadmap abgebildeten konkreten Maßnahmen zur Umsetzung der Handlungsstränge zukünftig dazu beitragen, dass die persönliche Kommunikation zwischen Gutachtern und Einreichern zum „Selbstläufer“ in der gelebten Praxis wird, kann sich das Ideenmanagement in einer nächsten Entwicklungsphase aus der Moderation der Pitches zurückziehen.
Abbildung: Roadmap für die Weiterentwicklung des Schüco Idea Managements SIM
Fazit
Die persönliche Begegnung und Kommunikation zwischen Einreicher und Gutachter ist ein wichtiger Erfolgsfaktor. Wo sie nicht von selbst erfolgt, sollte das Ideenmanagement nachhelfen.
Ein nach Stichworten sortiertes Verzeichnis mit Links auf alle bisher erschienenen Beiträge im Blog zum Ideenmanagement finden Sie in diesem Register.
Alle Erwähnungen von Unternehmen und Produkten sind redaktioneller Natur und wurden nicht bezahlt.
