Herr Wegmann, wir gratulieren herzlich zu dem Preis „Bestes Ideenmanagement 2018“, der Ihnen erst vor kurzem im Beisein vieler Mitstreiter auf der Zentrum-Ideenmanagement-Konferenz in Fulda verliehen wurde.
Uns ist bekannt, dass das Ideenmanagement Teil der Unternehmenskultur ist, doch welchen Platz nimmt das Ideenmanagement und Ihr 3i-Programm bei Siemens ein?
Das Ideenmanagement ist ein fester Teil der Unternehmenskultur Siemens‘. Bereits 1858 vergab Werner von Siemens die erste dokumentierte Prämie und 1910 wurden erstmalig Regeln und Prämien geschaffen. Das Ideenmanagement bei Siemens ist damit über 100 Jahre alt und seit 1997 gibt es unser aktuelles 3i-Programm (ideas – innovations - initiatives), das natürlich kontinuierlich angepasst wurde.
Das 3i-Programm wird darüber hinaus aber auch auf Konzernebene aktiv durch den Personalvorstand unterstützt und ist durch unsere Gesamtbetriebsvereinbarung zum 3i-Programm klar geregelt. Gemeinsam mit den 3i Business-Managern der Division wurde 2017 eine Modernisierung und Weiterentwicklung gestartet, bei der Parteien wie HR, die 3i Business Manager der verschiedenen Divisionen und die 3i-Referate eingebunden waren. Ein Vorstoß aus diesen Gesprächen war unter anderem das 3i-Programm noch enger an andere Unternehmensinitiativen anzubinden. Umgesetzt wird das Programm bei uns von den Divisionen bzw. den Landesgesellschaften, in dessen Verantwortung diese liegt. Das 3i kann sich dann in ihrer individuellen Ausrichtung schon mal unterscheiden, da Aufträge, Zielsetzungen oder Fördermaßnahmen von den jeweiligen Divisionen festgelegt werden. Ein gemeinsames Merkmal dabei ist allerdings, dass wir versuchen die strategische Ausrichtung so zu lenken, dass verschiedene Unternehmensinitiativen kooperieren, dessen Ideen fließen dann in das 3i -Programm. 3i hat z. B. erst kürzlich den weltweiten Siemens-internen Hackathon der IT unterstützt und dabei über 1000 Teilnehmer in 17 Ländern begleitet.
Ist das Ideenmanagement bei Siemens mit anderen Unternehmensprogrammen verknüpft?
Ja, denn das operative Ideenmanagement ist in den Divisionen meist strategisch an Abteilungen wie „Operational Excellence“ oder das Quality Management angegliedert, die Vernetzung und Integration ist dadurch obligatorisch.
3i kooperiert auch mit dem Innovationsmanagement bei Siemens, um sich bei Innovationen, die auf Produkte, Prozesse oder Geschäfte abzielen, abstimmen zu können und die Kommunikation in den jeweiligen Communities anzupassen.
3i arbeitet außerdem partnerschaftlich mit Initiativen wie LEAN, Produktivitätsmaßnahmen oder Ideenmarktplätzen, um bei der Verbesserung der Produktivität mitzuwirken. Das Ideenmanagement leistet nachweislich zusätzliche Beiträge zur Produktivität in Millionenhöhe. Darüber hinaus ist es auch Partner von agilen Ideen-Wettbewerben und -Initiativen wie ‚Start-up-Now‘ oder ‚iDea Company‘.
Mit Sonderaktionen oder Kampagnen unterstützt 3i themenorientierte und zeitlich befristete Aktionen, die meist auf lokale Standorte begrenzt sind und sich dabei Themen wie Arbeitssicherheit am Standort oder Digitalisierung widmen. Diese Sonderaktionen sind ebenfalls Teil der Gesamtbetriebsvereinbarung.
Welche Ziele verfolgt Siemens mit dem Ideenmanagement?
Um langfristig Perspektiven entlang der Wertschöpfungskette positiv beeinflussen zu können, müssen wir alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen engagiert zusammenbringen und gemeinsam Ideen entwickeln. Wir als Ideenmanagement verfolgen dabei die Rolle, die Führungskräfte dabei zu unterstützen, ihre Geschäftsziele zu erreichen. Wir versuchen nicht nur ihnen zu helfen, sondern auch die Motivation und Identifikation der Mitarbeiter kontinuierlich zu fördern. Außerdem sehen wir uns als den Teil der Unternehmenskultur an, der möglichst viele Mitarbeiter dazu bewegt, Ideen zu generieren und somit ein aktiver Teil der Unternehmensprozesse zu werden.
Letztendlich geht es uns darum Veränderung zu bewirken, und zwar solche, die einen positiven Einfluss auf das gesamte Unternehmen hat. Da kann es sich um verschiedene Aspekte handeln, wie zum Bespiel das Hinterfragen von Prozessen - „sind diese noch zeitgemäß und effektiv?“ - oder es bringt die Mitarbeiter zusammen, stärkt dabei das Wir-Gefühl, bildet Netzwerke, verbreitet Wissen und stärkt zugleich die Kommunikation im Unternehmen.
Diese Ziele werden dann anhand von Kennzahlen gemessen, sodass wir erkennen können, wie erfolgreich wir waren und wie diese Kultur der gemeinsamen Ideengenerierung, um Herausforderungen zu bewältigen, sich bei uns etabliert hat.
Seit dem letzten Geschäftsjahr werden weltweit, vorher nur in den Ländern selbst, 3i KPIs gesammelt und gemeinsam veröffentlicht. Dadurch kam man zu dem spannenden Ergebnis, dass 2017 weltweit mehr als 160.000 Ideen eingereicht wurden – „Siemens mind never sleeps“ . Davon wurden über 125.000 Ideen implementiert. Diese Ideen erzielten im letzten Jahr in 29 Ländern einen Mehrwert von 317 Millionen Euro.
Wurden denn von vornherein Zielvereinbarungen festgelegt, welche danach einen besonderen Einfluss auf die Zielerreichung hatten?
Nein, Siemens ist der Auffassung, dass eine konkrete Zielvereinbarung nicht notwendig ist. 3i ist seit vielen Jahren Tradition und Teil der Unternehmens- und Führungskultur. Wir wollen durch Motivation und gute Führung einen kreativen Rahmen entstehen lassen, in dem das tägliche Bestreben nach Verbesserung ein wesentlicher Bestandteil ist. Es werden gegebenenfalls in einzelnen Divisionen Ziele vorgegeben, allerdings geht es hier um Ziele mit konkreten Themen und einem bestimmten zu erreichenden Nutzen. Wir streben Qualität statt Quantität an. Denn was nützen uns Ideen, wenn diese kein Ergebnis zum Unternehmenserfolg beitragen?
Die Ergebnisse von 3i und deren Ziele werden gesammelt und Führungskräften oder dem leitenden Management zur Verfügung gestellt, um dann im Gespräch Maßnahmen zu besprechen, die die 3i Kultur stärken.
Wie kommunizieren Sie hinsichtlich 3i mit Mitarbeitern bei Siemens?
Wir nutzen verschiedene Kanäle, um die Sichtbarkeit und Wahrnehmung von 3i kontinuierlich zu stärken. Deswegen besitzt das 3i Programm unter anderem eine eigene Themenseite im Siemens Intranet, welche in 7 Sprachen verfügbar ist. Dort werden alle Artikel veröffentlicht, die es über den gesamten Konzern hinweg gibt. Es kann sich um sehr lokale Themen handeln oder aber auch um weltweite Veröffentlichungen. Allein 2017 waren das weltweit 131 Artikel.
In unserem internen Netzwerk gibt es verschiedene Gruppen, eine große und jeweils eine pro Land, in denen unterschiedlich mit den Mitarbeitern, abhängig von den Herausforderungen, kommuniziert wird. Dort veröffentlichen wir regelmäßig Erfolgsgeschichten des Ideenmanagements, mit dem eigenen Hashtag: #3isuccessstory. Mit so etwas versuchen wir auch gezielt die jüngeren Mitarbeiter im Unternehmen anzusprechen. Außerdem sprechen sich Erfolgsgeschichten immer herum und ermutigen somit weitere Mitarbeiter, sich aktiv zu beteiligen.
Dass Mitarbeiter mit ihren 3is bei den divisionalen 3i Excellence Awards für ihre Ideen prämiert werden können, hat die Bekanntheit des Programms zusätzlich sehr gesteigert.
(Jürgen Brandes, PD-CEO bei Siemens, Keynote auf der 3i-Excellence Award-Verleihung 2017)
Besonders wichtig ist es uns auch, neue Mitarbeiter direkt mit 3i bekannt zu machen. Deswegen gibt es bei der Einarbeitung ein eigenes Modul rundum das Thema 3i. Dafür stehen zahlreiche webbasierte Trainings zur Verfügung, die immer wieder überarbeitet werden. Für die Führungskräfte gibt es sogar eine neu gestaltete App, in der sie spielerisch 20 Fragen zum 3i beantworten müssen. Sie können sich das ähnlich wie die App „Quizduell“ vorstellen.
Wie unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter und Entscheidungsträger dabei, ihre Rollen wahrzunehmen?
Unsere Mitarbeiter sind unsere wertvollste Ressource, sie sind auch für die Reputation und den Erfolg von 3i verantwortlich. Wir versuchen daher, sie bestmöglich zu unterstützen, wo immer wir können. Dabei stützen wir uns auf klassische Marketingmaßnahmen, wie 3i-Infowände oder das Siemens Social Network, in dem man sich im „Know-How Support“ von Kollegen Hilfe holen kann.
Auch stellen wir Kurzvideos zur Verfügung, in denen bestimmte Themen gezielt erklärt werden, um jedem Mitarbeiter, der sich mit 3i auseinandersetzen will, jederzeit die Möglichkeit zu geben, sich sofort informieren zu können.
Wir wissen, dass es manchmal schwer sein kann, sich entscheiden zu müssen. Daher bieten wir eine Art „Speed-Dating“ an - 3i Referenten sprechen gezielt mit Entscheidern, um gemeinsam die Ideen, bei denen sie zögern, durchzugehen. Die Referenten unterstützen dabei auch die Kommunikation zwischen Entscheidern und Einreichern. Oftmals erleben wir, dass ein persönliches Treffen oder Kennenlernen enorm bei der Lösungsfindung weiterhilft.
Außerdem haben wir eine deutliche Entlastung für die Fachexperten geschaffen, in dem wir einen zentralen Service-Point für übergeordnete, zentrale Themen, wie HR-Prozesse, IT-Themen oder Reisekosten, eingeführt haben. Dort werden die Ideen zuerst geprüft und bearbeitet, bevor sie an Entscheider weitergeleitet werden, sodass sie sich nicht mehrfach mit ähnlichen Themen beschäftigen müssen.
In den einzelnen Werken gibt es darüber hinaus noch motivatorische Anerkennungen durch das Management. Entscheider werden mit internen Awards ausgezeichnet, wie z. B. „bester Entscheider“ oder „bester Einreicher“. Dies fördert die Motivation seitens der Mitarbeiter, sich immer wieder zu engagieren und Ideen beizutragen.
Werden bestimmte Methoden oder Instrumente in das Ideenmanagement eingebunden, die 3i helfen weiter zu wachsen und sich zu entwickeln?
Allerdings! Wir haben gute Erfahrungen mit dem Einsatz von Methoden gemacht, wenn es um die Förderung der Ideengenerierung geht. Besonders durch den Einsatz von Lean-Methoden, wie KVP oder 5S, konnten wir erfolgreiche Kampagnen feiern. In unserem Büro- und Fertigungsbereich setzen wir die 3i-unlimited Methode um. Da es sich hier bei den Einreichern um Gruppen handelt, werden die Ideen in Listen gesammelt, die die Führungskraft daraufhin direkt bewertet und prämiert. Pro Idee gibt es Chips, welche in einer Sparröhre gesammelt werden und demnach den Erfolg der Gruppe direkt visualisieren und die Motivation hochhalten.
Darüber hinaus nutzen wir noch Methoden, wie die 3i-Workshops, strukturierte agile Methoden für Gruppen oder das Ideenmobil, zur kontinuierlichen Erfassung von Ideen im Arbeitsumfeld.
Wie hat sich das Ideenmanagement im letzten Berichtsjahr entwickelt?
Im letzten Berichtsjahr gab es einige Maßnahmen, mit denen die Weiterentwicklung des 3i-Programms systematisch angetrieben wurde. Ganz zu Beginn leiteten wir die Maßnahme „Modernisierung und Weiterentwicklung von 3i“ ein. Dabei wurden unter anderem mit der Abteilung „Corporate Communications“ die 3i Logos neugestaltet und vorgestellt.
Des Weiteren haben wir überlegt, wie wir die Prämiensystematik ausweiten können, um unsere Mitarbeiter auch weiter zu incentivieren und honorieren. Dabei haben wir unseren Sachprämienshop ausgeweitet. In Kürze können unsere Mitarbeiter Ihre Prämie in 400 verschiedenen Shops einlösen. Da findet wirklich jeder etwas! Außerdem prüfen wir gerade, ob man Geldprämien auch in Siemens-Aktien oder in Leistungen für die Altersvorsorge umwandeln kann.
Die Internationalisierung des Programms wurde auch durch die Rollouts in China, Kanada, Tschechien und Ungarn sowie die Erweiterung der Sprachen, um Chinesisch und Tschechisch, vorangetrieben. Außerdem gibt es seit kurzem ein internationales Reporting, welches es vorher nicht gab, mittlerweile in 28 Länder.
Im Zeitalter der Digitalisierung haben wir dementsprechend auch angefangen neue Medien zu nutzen und die bestehenden zu modernisieren, wie z.B. durch die Einführung einer mobilen App, mit der auch Ideen eingereicht werden können, durch die Neugestaltung unserer Tools oder durch neu eingeführte Workshops, die unsere Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen schulen. Außerdem bieten wir für unsere Mitarbeiter bereits FAQs auf der 3i-Themenseite an, sodass neue Mitarbeiter sich jederzeit einlesen können.
Sie sprachen von einer Incentivierung durch Prämien, worauf setzen sie dabei?
Ja, selbstverständlich wollen wir unseren Mitarbeitern das Gefühl von Wertschätzung vermitteln, denn sie machen 3i aus. Ohne sie keine Ideen. Keine Ideen, kein Mehrwert.
Wir unterscheiden dabei zwischen monetärer und nicht-monetärer Wertschätzung. Die Intension unserer Prämierungssystematik ist dabei, dass Mitarbeiter, die Ideen mit kleinerem Nutzen einreichen, prozentual höher beteiligt werden. Dazu gibt es Tabellen, anhand derer abgeleitet werden kann, wie prämiert wird.
Allerdings hat die nicht-monetäre Wertschätzung eine wesentlich stärkere Bedeutung für uns. Wir wissen, dass es Mitarbeitern sehr wichtig ist, wenn sie zum Beispiel die Prämierungsurkunde persönlich ausgehändigt bekommen statt sie postalisch zugesendet zu bekommen. Gelegentlich geschieht dies auch im Rahmen einer Betriebsversammlung. Außerdem finden z. B. bei Siemens noch weitere, eher lokale Veranstaltungen statt, wie ein Fußballturnier im Sommer, bei denen es viele Preise und eine Siegerehrung gibt. Unsere verschiedenen Standorte vergeben gelegentlich auch Preise, wie einen Besuch in der Allianz Arena zu einem Bundesligaspiel für die besten 20 Einreicher oder Einladungen zu Tagesevents zur Besichtigung anderer Unternehmen.
Aber auch bei einer Ablehnung einer Idee wollen wir fair sein und dem Mitarbeiter unsere Wertschätzung entgegenbringen. Wir fordern die Entscheider auf, die Gründe der Ablehnung nachvollziehbar und transparent zu erläutern, damit der Mitarbeiter versteht, warum die Idee abgelehnt wurde.
Das ist uns besonders wichtig, denn macht man das nicht ordentlich, riskieren wir, dass diejenigen Mitarbeiter sich in der Zukunft nicht mehr aktiv beteiligen.
Wie sieht die Zukunft für Ihr 3i-Programm aus, gibt es bestimmte Pläne oder Highlights für 2018?
Ja, natürlich steht auch für dieses Jahr wieder viel an und ich denke, ich weiß auch worauf Sie in erster Linie hinauswollen. Wir haben uns im Herbst 2017 entschieden, unser SIM 1.0 (Siemens Idea Management) durch Eure Standardsoftware „HYPE Improve“ zu ersetzen, als SIM 2.0. Die vielen Vorteile haben uns überzeugt und wir sind bereits sehr darauf gespannt, wie das neue Tool bei unseren Mitarbeitern ankommt. Insbesondere auch mit der Erweiterung der mobilen App, sodass Mitarbeiter schnell und einfach von unterwegs Ihre Ideen einreichen können.
Des Weiteren testen wir bereits jetzt Euer Kampagnenmodul und das Ergebnis spricht für sich. Innerhalb unser 3i-Referenten haben wir eine spezifische Kampagne definiert „Wie würdet ihr das 3i verändern?“. Von 109 adressierten Referenten haben 90 aktiv teilgenommen und 53 Ideen eingereicht, das bringt nicht nur den Vorteil mit sich, dass man die richtigen Ideen zum richtigen Zeitpunkt sammelt, sondern auch, dass die Ressourcenfrage bereits vorab geklärt ist und die Umsetzungsquote meist höher ist. Deswegen wollen wir es in der Zukunft gezielt zur Unterstützung von Sonderaktionen und themenorientierten Initiativen einsetzen. Aber dazu mehr sowohl auf dem Forum bei der Deutschen Post als auch bei Eurer großen Ideenmanager-Konferenz „idēa“ im Oktober.
Was die Gesamtbetriebsvereinbarung anbelangt, haben wir auch einiges vor. Gemeinsam mit dem Gesamtbetriebsrat wollen wir sie aktualisieren, schlanker, transparenter und weniger komplex gestalten. Außerdem wollen wir das Wording modernisieren, der etwas angestaubte Begriff „3i-Referent“ wird durch „3i-Ideencoach“ ersetzt und „3i-Referat“ durch „3i-Office“.
Kommunikativ steht auch der Ausbau der Artikelserie zu 3i auf der Agenda und ab diesem Jahr soll wöchentlich eine #3iSuccessstory veröffentlicht werden. Außerdem wird das webbasierte Reporting erweitert und weitere Länder werden eingebunden.
Ansonsten vergrößern wir uns mal wieder, im Mai starten die Rollouts in Russland und Indien, Anfragen von Südkorea und Brasilien bearbeiten wir bereits. Das sind genug Pläne und Highlights, nicht wahr?
Vielen Dank für das Interview Herr Wegmann, es verwundert mich nicht, dass Sie dieses Jahr den Preis für das Beste Ideenmanagement gewonnen haben. In meinen Augen können viele Unternehmen von Ihrer detailreichen Umsetzeng noch lernen. Besonders für all Ihre Pläne in diesem Jahr wünschen wir Ihnen viel Erfolg.
Wir freuen uns, Sie im Juni auf dem Forum für Ideenmanager bei der Deutschen Post wiederzusehen und von Ihren Kollegen, Harry Schlegel und David Halverscheid, mehr über Ihre erste, und direkt sehr erfolgreiche, Ideenkampagne zu erfahren.
→ Hier geht es zu unserer Ideenmanagement Software "HYPE Improve"
→ Hier geht es zur Eventseite der großen Ideenmanager-Konferenz „idēa“
→ Hier geht es zu einem Artikel zum regionalen Ideenmanager Forum bei Continental
